Llevo años siendo autónomo. No recuerdo exactamente cuándo empecé a llevar mis cuentas en una hoja de Excel, pero sí recuerdo el momento exacto en que dejé de hacerlo.
Fue una noche entre semana. Estaba cuadrando los gastos del mes y me di cuenta de que había metido el mismo gasto dos veces en la previsión del mes siguiente. Lo había registrado, no lo encontré entre las decenas de filas, y lo volví a meter. El error no era grave —unos euros de diferencia en una previsión—, pero me hizo plantearme algo que llevaba tiempo evitando: ¿realmente tengo el control de mis finanzas, o solo la ilusión de tenerlo?
No era un fallo de Excel. Excel hace exactamente lo que le pides. El problema era yo: mantener esa hoja me costaba más esfuerzo del que me aportaba. Cada trimestre, cuando tocaba presentar el IVA o el IRPF, abría la hoja con una mezcla de resignación y miedo. ¿Habré apuntado todo? ¿Me habré dejado alguna factura? ¿Los números cuadran con lo que dice el banco?
He escrito con más detalle sobre por qué dejé el Excel, pero la versión corta es que no lo dejé porque fuera malo, sino porque me daba una falsa sensación de control. Tener los datos no es lo mismo que tener los datos organizados, actualizados y trabajando para ti.
El problema de ser autónomo y persona a la vez
Cualquier autónomo en España sabe que la fiscalidad trimestral no es opcional ni sencilla. Cada tres meses hay que calcular el IVA repercutido y soportado, rellenar el modelo 303, estimar el pago fraccionado del IRPF con el modelo 130, y mantener los libros registro que Hacienda puede pedirte en cualquier momento.
Si además quieres tener una previsión realista de tu tesorería —saber cuánto vas a tener en la cuenta dentro de dos meses, contando con los impuestos que vas a pagar—, la cosa se complica bastante. Y no es un capricho: sin esa previsión estás tomando decisiones a ciegas. ¿Puedo permitirme ese gasto? ¿Tengo margen para invertir en formación este trimestre? ¿O me va a pillar el pago del IVA sin liquidez?
Pero es que yo no solo necesitaba gestionar mi actividad como autónomo. También quería llevar las cuentas de casa. Los gastos compartidos, las suscripciones, la hipoteca, los seguros. Cosas que no tienen nada que ver con tu actividad profesional pero que salen de la misma cuenta corriente —o de la de al lado—. Y ahí es donde todo se rompía: las herramientas de contabilidad para autónomos ignoran tu vida personal, y las apps de finanzas domésticas no saben qué es un modelo 303.
Mi hoja de Excel intentaba hacer las dos cosas. Tenía pestañas para los ingresos profesionales, pestañas para los gastos de casa, fórmulas para el IVA, fórmulas para la previsión. Funcionaba —más o menos— hasta que dejaba de funcionar.
Un hueco que nadie cubre
Si buscas herramientas para autónomos en España, las hay, y algunas son francamente buenas. Declarando es probablemente la más completa para la parte fiscal: te calcula los modelos, genera los libros registro y hasta te presenta las declaraciones ante la AEAT. Quipu y Holded son sólidas para facturación y contabilidad. Anfix, Cuentica, Kontably, Txerpa, Billin… opciones no faltan. Pero todas son herramientas de negocio: no saben nada de tu hipoteca, de cuánto gastas en el supermercado ni de si vas a llegar a fin de mes después de pagar el IVA y la cuota de la comunidad.
En el otro lado, apps de finanzas personales. Fintonic te conecta con tu banco y te categoriza los gastos del mes. YNAB tiene un sistema de presupuesto por sobres que funciona bien si te disciplinas. Toshl hace un seguimiento visual de gastos bastante decente. Spendee conecta con bancos europeos. Pero ninguna sabe qué es un modelo 303, ni te va a calcular el IVA trimestral, ni contempla que cada tres meses tienes que apartar dinero para Hacienda. Ni te van a decir que el mes que viene toca pagar la matrícula de la universidad. Te dicen cuánto has gastado, no cuánto vas a necesitar. Y las mejores en previsión de saldo —Monarch Money, Copilot Money— ni siquiera funcionan fuera de Estados Unidos.
El mercado está partido en dos. De un lado, herramientas para tu actividad profesional. Del otro, herramientas para tu vida personal. Y en medio, un hueco: nadie combina ambas cosas en un mismo sitio, de forma que puedas ver el panorama completo —tu dinero real, después de impuestos, contando con todos tus compromisos personales y profesionales—.
Yo no llegué a probar todas esas herramientas. No hizo falta. Bastaba con mirar lo que ofrecía cada una para ver que lo que yo necesitaba —una sola herramienta que juntara las dos mitades— no existía.
Así que lo construí
Soy desarrollador. Llevo décadas escribiendo software. Y a veces la respuesta más honesta a «no encuentro lo que necesito» es construirlo tú mismo. Tiene un riesgo evidente —el del desarrollador que reinventa la rueda—, pero en este caso llevaba suficiente tiempo buscando como para saber que la rueda que yo necesitaba no existía.
Se llama Cuéntamo. Y lo que empezó siendo una herramienta para resolver mis propios problemas ha ido creciendo, funcionalidad a funcionalidad, cada vez que me encontraba con una situación nueva que necesitaba resolver.
La previsión: saber qué va a pasar con tu dinero
Lo primero que construí fue la previsión de tesorería. Era lo que más echaba en falta y lo que peor hacía mi hoja de Excel.
La idea es sencilla: defines tus movimientos recurrentes —la cuota de autónomos, el alquiler, la nómina de un cliente fijo, la factura de la luz, la hipoteca, las suscripciones— y la herramienta genera automáticamente una proyección de saldo futuro hasta 24 meses vista. No un balance contable, sino una predicción práctica: «si todo sigue como hasta ahora, esto es lo que va a pasar con tu dinero».
Parece un detalle menor, pero cambia radicalmente cómo tomas decisiones. Antes, cuando me planteaba un gasto grande, miraba el saldo del banco y decidía con lo que había hoy. Ahora veo qué va a pasar con mi saldo durante los próximos meses, incluyendo los trimestres de impuestos, y puedo planificar. Puedo ver si un mes flojo va a ser un bache temporal o el inicio de un problema real.
Cuando un movimiento previsto se materializa —llega el cargo del banco, recibes el ingreso de un cliente—, lo confirmas y pasa de «previsto» a «real». El saldo se actualiza, la previsión se recalcula. Simple, pero potente.
El módulo de autónomos: IVA, IRPF y todo lo que Hacienda espera de ti
Una vez que tuve la previsión funcionando, el siguiente dolor era evidente: los impuestos trimestrales. Cada tres meses, la misma historia: recopilar facturas, sumar bases imponibles, calcular IVA repercutido menos soportado, estimar el pago fraccionado del IRPF, y rezar para que no se te haya olvidado nada.
Lo automaticé. El módulo de gestión fiscal para autónomos calcula las liquidaciones trimestrales de IVA e IRPF automáticamente a partir de las facturas que vas registrando. Cada factura lleva su tipo de IVA, su retención de IRPF si la hay, y el cálculo del trimestre se actualiza en tiempo real. También gestiona el recargo de equivalencia para quien lo necesite, y la amortización de bienes de inversión con las tablas oficiales de la Agencia Tributaria.
Pero lo que de verdad me quitó un peso de encima fueron los libros registro. La Agencia Tributaria exige a los autónomos en estimación directa cuatro libros: ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones. En teoría los puedes llevar «en cualquier formato». En la práctica, si te hacen una inspección y no los tienes ordenados, tienes un problema. Cuéntamo los genera automáticamente. Cada factura que registras aparece en el libro que le corresponde, con todos los datos que Hacienda espera: número de factura, fecha, NIF del tercero, base imponible, tipo de IVA, cuota.
He documentado en el blog cómo rellenar el modelo 303 paso a paso, porque es el tipo de cosa que parece sencilla hasta que te sientas delante del formulario de la AEAT por primera vez. Lo mismo con el IRPF trimestral y el modelo 130: no es difícil una vez que lo entiendes, pero la primera vez nadie te lo explica con claridad.
Las finanzas de casa, en el mismo sitio
Desde el principio tuve claro que no quería dos herramientas separadas: una para lo profesional y otra para lo personal. Quiero ver el panorama completo, y eso incluye la previsión de saldo del hogar: la hipoteca, los seguros, las suscripciones, los gastos del coche, la comida, los recibos. Todo lo que sale de tu bolsillo pero no es actividad profesional.
La clave es que el saldo es uno solo. Si en abril te toca pagar 2.000 € de IVA y 800 € de IRPF, y además ese mes vence el seguro del coche y hay que pagar el IBI, necesitas ver todo eso junto. No sirve de nada saber que «tu negocio va bien» si tu cuenta corriente se va a quedar a cero porque no contaste los gastos personales.
Cuéntamo separa los movimientos por ámbito —personal y autónomo— pero te muestra la previsión de saldo combinada. Puedes filtrar y ver solo lo profesional o solo lo doméstico, pero la foto general siempre refleja la realidad completa.
Y si compartes las finanzas del hogar con otra persona, cada libro de cuentas puede tener varios miembros. Cada persona ve los mismos datos, puede registrar movimientos y consultar la previsión.
Importar en vez de teclear
Una de las cosas que más me hacía perder tiempo con la hoja de Excel era el registro manual. Cada movimiento, tecleado a mano. Cada factura, copiada. La alternativa obvia era importar los datos directamente del banco.
Cuéntamo importa extractos bancarios en CSV, Excel (XLS, XLSX) u ODS. La primera vez que subes un fichero de un banco nuevo, la herramienta detecta automáticamente el formato —qué columna es el concepto, cuál el importe, cuál la fecha— y guarda el perfil para la próxima vez. Si tienes varias cuentas en el mismo banco, puede importar a cada una por separado. Y tiene un motor de categorización que aprende de lo que ya has clasificado: si llevas tres meses clasificando los cargos de Mercadona como «Comida», los siguientes los va a sugerir solo.
Esto no parece gran cosa dicho así, pero en la práctica es la diferencia entre dedicar media hora al mes a registrar movimientos y dedicar cinco minutos a revisar lo que la herramienta ya ha hecho.
Lo que vino después: inversiones
Una vez que tuve las finanzas del día a día cubiertas, llegó la siguiente pregunta natural: ¿y las inversiones?
Tenía posiciones en fondos indexados, alguna acción, un depósito a plazo fijo. Cada uno en un bróker distinto, cada uno con su propio extracto en un formato diferente. Y a final de año, el mismo ejercicio de siempre: calcular las plusvalías para la declaración de la renta, con método FIFO, arrastrando compensaciones de años anteriores. A mano, en otra hoja de Excel.
Así que construí un módulo de inversiones. Registras tus posiciones —fondos, acciones, ETFs, criptomonedas—, las operaciones de compra y venta, y Cuéntamo mantiene el cálculo FIFO automáticamente, calcula las plusvalías realizadas y las retenciones, y genera un informe fiscal que puedes usar directamente para la declaración de la renta. También importa operaciones de algunos brókers como DeGiro y Trade Republic.
Las cotizaciones se actualizan diariamente desde múltiples fuentes, y hay un gráfico de evolución de cartera con áreas apiladas por posición que te permite ver de un vistazo cómo va cada inversión y cómo evoluciona el conjunto. También hay soporte para renta fija: depósitos, letras del tesoro, bonos con sus cupones y vencimientos.
No voy a mentir: esta parte fue la más compleja de construir. Pero al hacer este año la declaración de la renta y tener las plusvalías ya calculadas y el FIFO cuadrado, he pensado que mereció la pena.
Las cosas pequeñas que importan
Más allá de las funcionalidades grandes, hay detalles que fui añadiendo conforme los necesitaba y que a menudo son los que más agradezco en el día a día:
- Traspasos entre cuentas. Mover dinero de la cuenta corriente a la de ahorro no es un gasto ni un ingreso —es un traspaso—. Si lo tratas como un gasto en una cuenta y un ingreso en otra, tu previsión se distorsiona. Cuéntamo lo gestiona como un movimiento único entre dos cuentas, sin afectar a los totales.
- Etiquetas. Además de las categorías (las habituales: comida, transporte, ocio…), puedes crear etiquetas libres para cruzar información. Por ejemplo, si tienes un piso en alquiler, le pones una etiqueta y todos los movimientos asociados —comunidad, IBI, reparaciones, seguros, ingresos— quedan agrupados. Cuando llega la declaración de la renta, filtras por esa etiqueta y tienes todo listo para rellenar la casilla correspondiente, sin rebuscar entre meses de extractos.
- Cuentas conectadas. Puedes conectar una cuenta de tu libro con una cuenta de otro libro, incluso de otra persona. Los movimientos se sincronizan automáticamente en ambos lados. Mi hija mayor y yo lo usamos para gestionar las deudas del día a día entre nosotros: la compra en la farmacia que ella ha adelantado y que luego le reembolso, el artículo para regalo que me encarga que le compre con mi cuenta de Amazon… Cada uno ve en su propio libro lo que el otro le debe, sin tener que llevar la cuenta de cabeza ni mandarse mensajes de «oye, ¿te he pagado ya lo del otro día?».
- Dividir movimientos. Cuando en el extracto del banco aparece un cargo de 150 € del supermercado pero 30 € eran productos de limpieza y el resto comida, puedes dividir la transacción en dos con categorías distintas. Parece una tontería hasta que llevas seis meses y quieres saber de verdad cuánto gastas en cada cosa.
- Directorio de terceros con NIF. Si eres autónomo necesitas registrar el NIF de tus clientes y proveedores en los libros registro. Cuéntamo mantiene un directorio que se autocompleta: la primera vez que registras una factura con un NIF nuevo, lo guarda; las siguientes veces, lo sugiere automáticamente.
- Tabla mensual de análisis. Una tabla pivotada de categoría por mes que te permite ver, de un vistazo, cómo evoluciona cada partida de gasto a lo largo del año. Pulsas en una celda y ves los movimientos concretos. Combinada con las etiquetas y con la posibilidad de asociar cada movimiento a un CIF, resulta muy útil para cosas como la declaración de la renta: filtras por etiqueta de un inmueble, ves los gastos deducibles desglosados por categoría y por tercero, y tienes todo listo para rellenar las casillas correspondientes.
- ¿Cuánto puedo gastar? Esta es de las últimas que he añadido, y de las que más uso. A partir de tu previsión de saldo y de un colchón de emergencia que tú defines (en meses de gastos), Cuéntamo te dice dos cosas: el gasto puntual máximo que podrías hacer ahora mismo sin comprometer ese colchón, y el gasto mensual adicional que podrías permitirte de forma sostenida. Si el gasto puntual te come parte del colchón, te indica cuándo lo recuperarías. Es la respuesta directa a la pregunta que más me hacía con el Excel y que nunca sabía contestar con seguridad.
- PWA y modo oscuro. La app funciona como aplicación nativa en el móvil. La instalo desde el navegador, le doy su hueco en la pantalla de inicio, y para consultar mi saldo o registrar un gasto no necesito abrir nada más. Y en modo oscuro, que es como la uso el 90 % del tiempo.
Una API para quien quiera ir más allá
Como desarrollador, una de las cosas que me frustraban de las apps de finanzas era que tus datos quedaban atrapados. No podías hacer un script que te avisara cuando el saldo bajara de cierto umbral, ni integrar tus datos financieros con cualquier otra herramienta, ni exportar nada en un formato útil.
Cuéntamo tiene una API pública con tokens de acceso personal. Puedes leer tus cuentas, tus movimientos, tus recurrentes, o crear transacciones desde cualquier script o automatización. La documentación está abierta. Es la misma API que usa la propia aplicación, sin trucos ni versiones recortadas.
¿La usa mucha gente? Probablemente no. Pero para los que la usamos, marca la diferencia.
Tus datos son tuyos
Hay algo que me incomoda de algunas apps de finanzas personales: analizan tus movimientos para venderte productos. Fintonic, por ejemplo, detecta cuándo te vence el seguro del coche y te ofrece uno «mejor». Tu información financiera —cuánto ganas, cuánto gastas, en qué, cuándo— se convierte en su modelo de negocio.
Con Cuéntamo esto no pasa ni va a pasar. No analizo tus datos para ofrecerte nada. No los vendo. No los comparto. No hay anuncios, no hay productos recomendados, no hay «ofertas personalizadas». El modelo de negocio es la suscripción, punto. Pagas por usar la herramienta, y a cambio tus datos son exclusivamente tuyos.
Es una decisión consciente, no un descuido. Cuando le confías a una herramienta toda tu vida financiera —ingresos, gastos, facturas, inversiones, impuestos—, lo mínimo que puedes esperar es que esa información no se use en tu contra.
Dónde está ahora
Llevo más de un año desarrollando Cuéntamo y lo uso a diario. Empezó siendo una herramienta para resolver un problema mío —la hoja de Excel que ya no daba más de sí— y ha ido creciendo hasta cubrir cosas que al principio ni me planteaba: inversiones, importación automática de extractos, libros registro, renta fija, análisis por categorías.
Cada funcionalidad nueva ha nacido de un problema real. No hay nada en Cuéntamo que esté ahí «por si acaso» o porque quedaba bien en un listado de features. Todo lo que tiene es algo que yo necesité en algún momento y que resolví escribiendo código.
Si eres autónomo en España y llevas tus cuentas en una hoja de cálculo que ya te pesa, o si tienes las finanzas personales y profesionales desperdigadas entre tres apps distintas que no se hablan entre sí, puede que te interese echarle un vistazo.
Y si al final decides seguir con tu Excel, al menos que sea una decisión consciente y no inercia. Eso ya es un avance.